Analisis de Sistemas

Diagrama de Flujo de Datos

2006-09-12T11:19:00.000-06:00

Encontre una página muy interesante sobre DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS para su información:
La técnica del DFD se basa en el principio de descomposición de la funcionalidad de un sistema en sucesivos niveles de refinamiento (enfoque top-down) cuyo objetivo es permitir una lectura de la especificación del sistema desde lo abstracto al detalle, permitiendo ver el sistema de forma global (niveles superiores), o de forma detallada (niveles inferiores). Se organiza así el DFD global en una serie de niveles de modo que cada uno proporcione sucesivamente más detalles sobre una porción del nivel anterior. Así se parte de un diagrama general o Diagrama de Contexto en el que se representa una sola función con el nombre del sistema, las entidades externas que se relacionan con el sistema y, los flujos de entrada y salida al sistema. El siguiente nivel conocido como DFD/0 representa la vista de más alto nivel de las principales funciones del sistema, al igual que sus principales interfaces. Y así sucesivamente. La descomposición de cada subsistema no se detiene en un nivel determinado, sino que dependen del grado de complejidad del sistema. Normalmente se suele recomendar no utilizar más de 4 niveles y que en cada nivel no aparezcan más de 9 funciones.
Veamos algunos aspectos de cada nivel:
Diagrama de Contexto (Nivel inicial). El objetivo de este diagrama es la delimitación del dominio del sistema que se está estudiando. Formado por una única función, que representa al sistema completo y, el contexto del mismo.
Diagrama nivel 0 (DFD/0). En este diagrama se especifican las funciones más importantes del sistema, cada una de las cuales será llevada por una parte del sistema. Podemos encontrarnos dos posibilidades: que sea igual al DC o, que esté formado por las funciones o áreas más importantes del sistema.
Diagrama nivel 1 (DFD/1). Es un modelo de trabajo con toda la funcionalidad del sistema. No muestra errores ni excepciones. Está formado por tantos procesos como eventos o acontecimientos se hallan detectado en la lista de eventos.
Diagramas de niveles intermedios. Corresponden a los DFD en los que se explotan o descomponen cada uno de los subsistemas.
Diagramas de último nivel. Son aquellos en los que las funciones que aparecen no se van a descomponer en subfunciones. Tales funciones no se pueden descomponer en otro DFD pero si en un documento denominado "Especificación de Función Elemental" en el que se describe textualmente lo que debe hacer la función, pero no cómo debe hacerlo (que corresponde a la fase de diseño).

Preguntas frecuentes sobre la descomposición en niveles que debemos responder:

¿Cómo saber cuántos niveles debe haber en un DFD? Cada DFD no debería tener más de 6 burbujas y almacenes relacionados. Si no es posible escribir una especificación de una función en una página, entonces es probable que sea demasiado complejo y debe descomponerse en un DFD de nivel inferior.
¿Existen reglas acerca del número de niveles que debe obtenerse? No, dependerá de la complejidad del sistema.
¿Deben partirse todas las partes del sistema con el mismo nivel de detalle? No, algunas partes del sistema pueden ser más complejas que otras y pueden requerir uno o más niveles de descomposición.
¿Cómo asegurar que los niveles del DFD son consistentes entre sí? Para asegurarse que un DFD es consistente con su DFD de nivel superior, los flujos de datos que entran y salen de una burbuja en un nivel dado, deben corresponder con los que entran y salen del nivel inmediato inferior que lo describe.
¿Cómo se muestran los almacenes en los distintos niveles? Se debe mostrar un almacén en el nivel más alto donde primeramente sirva de interfaz entre dos o más procesos; luego, mostrarlo de nuevo en cada diagrama de nivel inferior que describa más a fondo dichos procesos.
Referencia si la quieren visitar y para ampliar información: http://www.canalvisualbasic.net/db/tema5.asp

CONSEJOS PARA DISEÑAR CUESTIONARIOS

2006-08-22T11:58:00.000-06:00

Cuando vamos a elaborar cuestionarios debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Hacerlos sencillos
2. Colocar encabezado y objetivos al inicio
3. Poner las instrucciones o indicaciones en un tamaño que sobresalga de las preguntas, de preferencia en mayúsculas.
4. Comience con preguntas cerradas o las más fáciles de contestar dejando las más complicadas para el final.
5. Seleccione adecuadamente su muestra y busque el permiso pertinente para pasar el cuestionario.
6. Identifique la forma de distribución del cuestionario, si lo hará por correo electrónico, correo normal o enviará a una persona, etc.
7. Antes de pasar el cuestionario, haga un pretest, es decir pruebas pilotos con el borrador del cuestionario para asegurarse de que las preguntas se entienden correctamente.
8. Mantenga en forma estándar el formato, por ejemplo ayudas en la parte derecha del cuestionario, etc. Instrucciones claras, con un espaciado entre preguntas, aseado y ordenado.
9. Trate que sea escrito a máquina o computadora, impreso legible y evite errores de ortografía.
10. Formule preguntas fáciles de tabular.

LA TÉCNICA DEL CUESTIONARIO

2006-08-22T11:35:00.000-06:00

Los cuestionarios son documentos específicos que permiten al analista recoger la información y las opiniones que manifiestan las personas que los responden.
Con ellos podemos recolectar datos sobre actitudes, creencias, comportamientos y características de las personas que trabajan en la organización a la cual estamos encuestando.
A diferencia de las entrevistas, los cuestionarios nos ayudan cuando las personas a las que necesitamos preguntarles están muy dispersas o son demasiadas, no se les puede entrevistar personalmente.
Los cuestionarios pueden ser de dos tipos: abiertos y cerrados.
Los cuestionarios abiertos o con formato libre son los que formulan preguntas abiertas que permiten que los encuestados respondan libremente sus ideas y opiniones que nos ayudan a descubrir sentimientos, opiniones y experiencias generales sobre su trabajo.
Los cuestionarios cerrados o formato fijo utilizan preguntas cerradas y nos ayudan a obtener información basada en hechos reales y limitan la forma de responder del encuestado.
Las preguntas abiertas pueden ser:
No estructuradas: son las que permiten que los que responden contesten libremente sus opiniones e ideas y las respuestas pueden variar de uno a otro. Es decir que este tipo de preguntas es difícil de tabular.
Por Asociación de palabras: Se les pide una opinión sobre algo de la empresa y ellos responden lo primero que se les viene a la mente. Nos permite conocer cuál es la opinión o concepto que la persona tiene sobre algo.
Complementación de oración: Se les empieza a poner una oración y se deja que los encuestados las completen según su opinión.
Complementación de relato : Se les presenta un relato incompleto y se les pide a los que contestan que lo completen, es similar al anterior y sirven como una forma exploratoria para recopilar datos relevantes sobre procesos del sistema.

Las preguntas cerradas pueden ser:
· Dicótoma. Son aquellas que ofrecen dos opciones solamente como si/no, cierto/ falso, acuerdo/desacuerdo.
· Múltiple. Son aquellas que ofrecen tres o más opciones.
· Escala Likert. Son las que se les pide al encuestado el grado de acuerdo o desacuerdo, clasificadas por niveles, puede incluirse de acuerdo, en desacuerdo, muy de acuerdo, totalmente en desacuerdo, etc.
· Diferencial Semántico. Es aquel donde se colocan los dos extremos de la opinión y se deja espacio en el centro para que el encuestado represente la dirección de intensidad de sus sentimientos. Por ejemplo colocar útil a un extremo e inútil al otro para que el diga a cuál se aproxima más.
· Orden de Rango. Es donde se le pide al encuestado que ordene según su opinión una lista de cosas.
· Numérica: Donde le pedimos al encuestado que coloque valores numéricos en forma específica. Por ejemplo indicar tiempo de trabajo en la empresa, la edad, etc.
Formas de Medición de Escalas:

Nominal

Ordinal

Intervalo

De Relación

Problemas con el uso de Escalas:

Cuando los encuestados responden los cuestionarios, pueden darse varios problemas, entre ellos tenemos:

LENIDAD:

Se da cuando los encuestados contestan a la ligera y tienden a poner calificaciones muy altas o muy bajas, llegando a los extremos de la clasificación; por lo que se les llama jueces blandos.

Para evitar el problema de lenidad, el analista debe colocar la categoria promedio mas a la derecha o mas a la izquierda del centro para que no vea solo un lado el encuestador y tenga mas opciones para responder.

TENDENCIA CENTRAL

Es cuando el encuestado tiende a irse a los puntos medios de sus respuestas, y es uno de los errores mas frecuentes que comete el evaluador para evitar el conflicto con su conciencia, si no posee la información adecuada, si tiene dudas respecto a la calificación o porque no pone mucha atención y esfuerzo al contestar.

Para mejorar este defecto, el analista debe colocar escalas con más puntos o hacer que las diferencias sean mas pequeñas a ambos extremos para que tenga opciones donde escoger.

EFECTO DE HALO

Es un problema que sucede cuando la impresión formada en una pregunta se traslada a la siguiente pregunta.
Es la tendencia que tienen los encuestados a dejarse impresionar por la opinión que tienen de algo o alguien y a veces ni leen las demás preguntas sino que tienden a contestar igual que la respuesta anterior .
Para corregir este defecto deberá revisarse el tipo de preguntas que se colocan, que sean de tópicos diferentes para que no tenga que responder igual que lo anterior.

LA TÉCNICA DE LA ENTREVISTA

2006-08-22T10:48:00.000-06:00

Una entrevista es una conversación dirigida que nos permite recopilar información importante con un propósito específico.
En la entrevista podemos utilizar dos tipos de preguntas: abiertas y cerradas.
Preguntas abiertas son las que hacemos al entrevistado para que pueda expresar libremente sus ideas. Tienen la ventaja de proporcionar riqueza de detalles y permiten que podamos hacer nuevas preguntas según se va respondiendo cada una.
Permiten que el entrevistado pueda responder con espontaneidad y para nosotros nos ayuda a recoger el vocabulario del entrevistado.
Solo que tienen la desventaja de que como se deja que el entrevistado se exprese libremente podemos perder el control de la entrevista o puede llevar demasiado tiempo, además de que podríamos obtener información que no sea de importancia para nuestros objetivos.
Con las preguntas cerradas el entrevistado se limita a contestar si o no, cierto o falso, acuerdo o en desacuerdo, brevemente nos da información útil para nuestra investigación. Estas tienen la ventaja de que nos ahorran tiempo y podemos mantener el control de la entrevista, con la desventaja de que no podremos obtener mayor riqueza de detalles porque no se le permite expresar sus ideas.
Lo mejor es combinar los dos tipos de preguntas para asegurarnos de recopilar la información mas importante.

Según el tipo de preguntas que elaboremos podemos decir que la entrevista puede ser estructurada o no estructurada.
La entrevista estructurada es aquella donde el entrevistador elabora un guión de preguntas antes de la entrevista. Este tipo de entrevista es fácil de administrar y evaluar, nos da una evaluación más objetiva aunque el costo de la preparación es alto y lleva tiempo elaborar una buena entrevista.
La entrevista no estructurada es la que no lleva un guión completo, sino que se formulan ciertas preguntas guías y se espera ir preguntando según la conversación va fluyendo.
Esta tiene mayor flexibilidad para las preguntas, se puede profundizar en aspectos que no se pensaba preguntar pero que fueron tocados en la entrevista pero puede dar la impresión de que no estamos preparados para la entrevista o llevar más tiempo del esperado.
También podemos utilizar tres tipos básicos de estructuras de entrevistas:
Estructura Pirámide: Es aquella en la que comenzamos la entrevista con preguntas completamente cerradas, las vamos abriendo poco a poco hasta terminar con preguntas abiertas.
Estructura Embudo: Es lo contrario de la pirámide, se comienza con preguntas completamente abiertas, luego se van estrechando hasta terminar con preguntas cerradas.
Estructura Rombo: es la combinación de las dos anteriores.
Comenzamos con preguntas cerradas, las vamos abriendo, llegamos a preguntas completamente abiertas, luego empezamos nuevamente a estrecharlas hasta terminar con preguntas cerradas.
Este tipo de estructura es el más apropiado para utilizar en una entrevista, aunque dependerá del tipo de entrevista que tengamos que hacer, así seleccionaremos la estructura más apropiada.
Consideraciones para la entrevista:
Trate de familiarizarse con la empresa y el tipo de personas que hay en ella, para ello identifiquese con la misión, visión, organigrama, políticas internas, etc. Todo lo que pueda servirle para darle una idea general del rubro de la empresa.
Establezca objetivos bien claros antes de formular las preguntas de su entrevista.
Seleccione a las personas que va a entrevistar
Prepare a las personas antes de entrevistarlas
Elabore un plan de entrevista.
Haga una cita con anticipación y recuerde a las personas antes de la entrevista, a qué hora y día se realizará esta.

En el momento de la entrevista:
Llegue temprano. Confirme con el entrevistado que usted está presente y listo para comenzar la entrevista.
Salude a la persona con un apretón de manos, identifíquese adecuadamente y vista de forma apropiada.
Registre todos los aspectos más importantes de la entrevista. Si va a usar grabadora o video, deberá solicitar permiso antes de hacerlo
Tome nota solo de lo más necesario para que no pierda el contacto visual.
Escriba su reporte inmediatamente después de realizada la entrevista para que no olvide detalles importantes.
Valide la información registrada con la persona antes de retirarse para evitar malas interpretaciones de la información.
Si va a ser necesario nuevas entrevistas, haga otra cita y dígale a la persona sobre qué se van a tratar las próximas entrevistas.

El papel del analista de sistemas

2006-07-15T11:43:00.000-06:00

El analista de sistemas se caracteriza por el manejo de información y su procesamiento en las computadoras, cuyos conocimientos le permiten obtener una actitud crítica frente a la investigación.
El analista de sistemas juega ciertos papeles muy importantes:

El analista de sistemas como Consultor
El analista de sistemas como Experto de Soporte
El analista de sistemas como Agente de Cambio

Fundamentos del Analisis de Sistemas

2006-07-15T11:29:00.000-06:00

Un sistema es un conjunto de componentes que se unen e interactuan entre si para formar un todo en base a un mismo objetivo.
Ejemplos de Sistemas pueden ser uno de drenaje, uno de agua, etc.
Es importante que todos los componentes esten interrelacionados entre si para que todo el sistema pueda funcionar.
Un sistema de información está relacionado con la computación y se refiere a programas que hacemos para que las computadoras trabajen en base a un problema en particular.
Podemos tener sistemas manuales y automatizados.
Los manuales por supuesto, son los que las personas elaboran y los automatizados son los que dependen de un computador para funcionar, si son combinados entonces dependen tambien de las personas que son las que desarrollan dicho software para que resuelva un problema.
El Análisis de Sistemas es la etapa en la cual una persona experta evalua la situacion de un negocio o empresa y elabora una propuesta para resolver el problema en un cierto tiempo y de una manera en particular.
El análisis tiene más que ver con la parte de inspeccionar, conocer los detalles, las personas involucradas y la idea general del problema.
El Diseño de Sistemas
Es el proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema organizacional existente. Pero antes de hacer esta tarea es necesario comprender en su totalidad el viejo sistema. En esta etapa se obtiene el diseño del nuevo sistema a través de interfases, programas y bases de datos utilizando distintas herramientas para su representacion.
Es aqui donde utilizamos diferentes técnicas para representar un problema como DFDs, flujogramas, Pseudocódigo y otros.
En resumen podemos decir que el Análisis de Sistemas nos dice qué es lo que el sistema debe hacer y el Diseño de Sistemas establece cómo alcanzar ese objetivo.

Mi Foto Personal

2006-07-15T11:12:00.000-06:00

Espero que puedas encontrar temas importantes en mi blog, ya que tratare de estar ampliando ciertos aspectos relacionados con el Analisis de sistemas que son el dolor de cabeza de muchos como los famosos DFDs .

Bienvenida

2006-07-14T16:25:00.000-06:00

Bienvenidos a mi Blog.
Estaremos proporcionando información de importancia sobre el Análisis de Sistemas para que puedas aprender más sobre esta rama tan importante de la informática.